メールがビジネスツールとして重要性を増すほど、日々やり取りする量も増える。 放置しておくと、メールボックスは見る見るうちに膨れ上がってしまう。
「受信トレイ」に数えきれないほどのメールをため込んでいる人も少なくないだろう。 メールボックスの肥大化は、百害あって一利なし。 大切な取引先から来たメールを見落としてしまったり、重要なメールを後から探しても見つからなかったり。 下手をすると、ビジネス上の信用を失うことにもつながる。作業の効率も下がる。 メールデータの肥大化は、メールソフトの動作速度に悪影響を及ぼすことが多いからだ。
Outlook Express の場合は、メールが消えてしまうなどというとんでもない事態に見舞われる恐れすらある。 普段からメールボックスの整理を習慣付けておけば、こうしたトラブルとは無縁でいられる。
そこで活用したいのが、メールソフトが備えるさまざまな整理機能。 うまく使えば、半自動で整理が可能になる。 整理整頓は性に合わない、という人にこそ試していただきたい。
メール整理に欠かせないのが仕分け。 ここでは、Outlook Express の自動仕分け機能の使い方を見ていこう。 受信したメールに対して特定の条件が成立するか判定し、成立した場合にフォルダー移動など特定の処理を行う機能だ。
それにはまず、仕分けルールを作る必要がある。 最初に条件を指定。 送信者のアドレスや名前、件名に含まれる言葉、添付ファイルの有無などを条件として設定できるので、目的のものをチェックする。
続けて、実行したい処理(アクション)をチェックする。 特定のフォルダーへの移動のほか、削除、転送、色付けなど各種の処理を指定できる。
次に、条件とアクションの詳細を指定する。 青い文字をクリックすると詳細設定画面が開くので、条件のキーワードや移動先フォルダー、強調表示する文字色などを指定する。 例えば送信者を条件にするなら青文字の「ユーザーが含まれている」をクリックして送信者を指定。 メールアドレスでもよいし、相手が使っている送信者名でもよい。 社内の人すべてなら「@nikkeibp.co.jp」などと@以降の文字列を指定する。
最後に、ルール名を入力。 「OK」をクリックすればルールが作られ、ルール一覧の画面に切り替わる。 |